Privacy­verklaring.

Aanspreekpunt

Wie je gegevens verwerkt

Freelyx is het opdrachtenportaal van Quilyx B.V. De naam Freelyx staat op geen enkel contract: alles wat je met ons afspreekt, spreek je af met Quilyx B.V. Quilyx B.V. is daarmee ook verantwoordelijk voor de gegevens waarover deze verklaring gaat.

Quilyx B.V. is gevestigd aan de Rijnzathe 12, 3454 PV Utrecht, en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90180275. Vragen over je gegevens en verzoeken om ze in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, kun je richten aan gdpr@quilyx.nl.

Deze verklaring geldt voor professionals die zich via Freelyx aanmelden en de besloten opdrachtenomgeving gebruiken, en voor de contactpersonen van opdrachtgevers en intermediairs die hun opdrachten bij ons uitzetten.

Wat wij vragen

Welke gegevens wij van je verwerken

Bij je aanmelding vragen wij om je naam, je e-mailadres, een korte omschrijving van je vakgebied of rolprofiel en je cv. Dat cv hoort bij je aanmelding, omdat wij daarmee een volwaardig profiel van je kunnen opbouwen en opdrachten werkelijk met je ervaring kunnen vergelijken. Zonder cv hebben wij alleen je openbare LinkedIn-profiel, en dat is daarvoor meestal te dun. Daarnaast kun je je telefoonnummer, het land en de provincie waar je woont, de link naar je LinkedIn-profiel en je beschikbaarheid meegeven. Verplicht zijn alleen je naam en je e-mailadres. Je telefoonnummer gebruiken wij alleen om snel met je te kunnen schakelen, want een opdracht heeft vaak een korte reactietermijn en met e-mail alleen kan die verstrijken.

Naast wat je zelf meestuurt, vullen wij je profiel aan met de gegevens uit je LinkedIn-profiel. Dat is de bron die je zelf openbaar bijhoudt, en juist die informatie helpt ons om opdrachten met je ervaring te vergelijken. Het aanvullen van je profiel uit die bron hoort bij de verwerking waarvoor je bij je aanmelding toestemming geeft.

Zodra wij met je over een concrete opdracht spreken, komen daar gegevens bij: de correspondentie tussen jou en ons, de opdrachten waarvoor je in beeld bent, de referenten die je opgeeft en wat je ons hebt laten weten over je beschikbaarheid en je tarief.

Bij je aanmelding vragen wij niet naar je burgerservicenummer, je geboortedatum of je woonadres, omdat wij die gegevens niet nodig hebben om te beoordelen of een opdracht bij je past. Wanneer een opdracht werkelijk doorgaat, zijn er wel gegevens nodig om de overeenkomst op te stellen en de administratie te kunnen voeren. Die vragen wij op dat moment en niet eerder.

Wat er in je cv staat, bepaal je zelf: gegevens die je liever niet deelt, laat je eruit. Gegevens over bijvoorbeeld je gezondheid, je afkomst, je geloof of je lidmaatschap van een vakbond hebben wij niet nodig en vragen wij niet, dus laat ze weg, ook als een eerdere versie van je cv ze nog wel bevat. Je cv bewaren wij als onderdeel van je profiel, waarvoor dezelfde bewaartermijn geldt als voor de rest van je gegevens.

Soms bereikt je naam ons langs een andere weg: doordat een opdrachtgever of een intermediair je in een bericht noemt, of doordat wij je profiel tegenkomen op een professioneel netwerk waarop je jezelf openbaar presenteert. Ook dan houden wij ons aan alles wat in deze verklaring staat.

Grondslag

Waarvoor wij je gegevens gebruiken

Wij verwerken je gegevens om te beoordelen welke opdrachten bij je profiel passen, om contact met je op te nemen zodra wij zo'n opdracht zien en om de afspraken vast te leggen wanneer een opdracht doorgaat. Daarnaast verwerken wij gegevens omdat de wet dat van ons verlangt, bijvoorbeeld voor de administratie en de belastingaangifte die bij een plaatsing horen.

De grondslag voor het bewaren en gebruiken van je profiel is je toestemming. Die geef je bij je aanmelding, ook voor het aanvullen van je profiel met de gegevens uit je LinkedIn-profiel, en je kunt die op elk moment weer intrekken. Wanneer wij vervolgens een concrete opdracht met je bespreken, vragen wij je toestemming opnieuw en leggen wij die per opdracht vast. Zonder die vastgelegde toestemming stellen wij je niet aan een opdrachtgever voor. Zodra een opdracht doorgaat, verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren.

Wanneer je naam ons bereikt zonder dat je je bij ons hebt aangemeld, verwerken wij die gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Wij bewaren ze niet langer dan nodig is om je te vragen of je van ons wilt horen. Zeg je nee of laat je niets weten, dan verwijderen wij ze.

Je kunt je toestemming intrekken zonder opgaaf van reden. Dat heeft één gevolg, en dat vertellen wij liever vooraf dan achteraf: wij verwijderen je gegevens en kunnen je daarna niet meer benaderen wanneer er een opdracht is die bij je past.

Verzending

Waar je gegevens zich bevinden

Je cv en je berichten bereiken ons via onze zakelijke e-mailomgeving, die wordt geleverd door Microsoft. Daar bevinden je gegevens zich tijdens de verzending en zolang het bericht in de mailbox bewaard blijft. Vervolgens brengen wij ze over naar ons eigen systeem in Nederland, waar de verdere verwerking en opslag plaatsvinden.

Meld je je aan via het formulier op aanmelden.freelyx.nl, dan komen je gegevens en je cv eerst aan bij de server van dat formulier, die bij onze Nederlandse hostingpartij draait in een eigen hostingpakket. Die server stuurt je aanmelding direct als e-mailbericht door naar diezelfde e-mailomgeving en bewaart zelf niets.

Ook de berichten die wij zelf versturen, lopen via die e-mailomgeving, bijvoorbeeld wanneer wij op een aanvraag reageren of je profiel met je toestemming aan een opdrachtgever voorleggen. Microsoft treedt daarbij op als verwerker, op grond van een verwerkersovereenkomst die wij daarover hebben gesloten.

Op één punt blijven je gegevens bewust bij Microsoft staan, en dat is in jouw belang. Zodra wij je voor een opdracht voordragen, en zeker zodra je die opdracht krijgt, bewaren wij het verstuurde cv apart in onze zakelijke cloudopslag bij Microsoft, precies zoals het op dat moment luidde. Komt er later een vraag over wat erin stond, dan gaan wij terug naar het document dat werkelijk is verstuurd, in plaats van naar een profiel dat inmiddels is bijgewerkt.

Je gegevens bevinden zich daarmee op twee plaatsen: in ons eigen systeem in Nederland, waar wij opdrachten en profielen op elkaar afstemmen, en in onze cloudopslag bij Microsoft, waar het cv blijft bewaard dat bij een lopende of afgeronde opdracht hoort.

De besloten opdrachtenomgeving draait bij een Nederlandse hostingpartij, in een eigen hostingpakket dat losstaat van onze overige systemen.

Vindt er bij een van onze leveranciers doorgifte van gegevens plaats naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen onder de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Waarom hier niet staat dat alles in Nederland blijft. Dat zou mooier klinken dan het is. Je bericht bevindt zich bij Microsoft zolang het in de mailbox bewaard blijft, en het cv dat bij een lopende of afgeronde opdracht hoort, bewaren wij daar bewust apart. Wat wel klopt: het afstemmen van opdrachten en profielen gebeurt in Nederland, op ons eigen systeem, en de besloten opdrachtenomgeving draait bij een Nederlandse hostingpartij.

Automatisering

Hoe wij AI gebruiken

Voor het afstemmen van opdrachten en profielen gebruiken wij een eigen AI-omgeving, die uitsluitend op onze eigen apparatuur in Nederland draait. Zij leest een binnenkomende opdracht, haalt daar de kern uit en legt die naast de aangemelde profielen. Daarbij kijkt zij naar het geheel: je cv, je LinkedIn-profiel en wat je verder met ons deelt, in samenhang met elkaar. Het is bewust geen vergelijking van trefwoorden, want een loopbaan laat zich niet in losse woorden vangen.

Wat die vergelijking oplevert, bepaalt niet wat jij te zien krijgt. Elke opdracht die wij in de besloten opdrachtenomgeving plaatsen, is zichtbaar voor iedereen die zich heeft aangemeld en van wie wij de aanmelding hebben beoordeeld. Ons eigen systeem maakt wel een voorselectie, maar die bepaalt uitsluitend wie wij zelf actief benaderen. Je kunt op elke opdracht je belangstelling kenbaar maken, ook wanneer het systeem de aansluiting laag heeft ingeschat.

Schat het systeem de aansluiting laag in, dan laten wij je desgevraagd zien waarop dat berust. Zo weet je welke punten in je cv onderbelicht blijven, kun je die aanscherpen en vergroot je je kans op een volgende opdracht.

Je cv en je gegevens voeren wij niet in bij externe AI-diensten, en wij bieden ze daar ook niet aan om modellen te trainen. De uiteindelijke beoordeling en de voordracht doet altijd een vakgenoot die het werk zelf kent.

Onze e-mailomgeving draait bij Microsoft, waar berichten en bijlagen automatisch worden gecontroleerd op spam, phishing en schadelijke bestanden. Die controle kunnen wij niet uitzetten, en zij is er om je gegevens te beschermen.

In onze werkwijze bestaat geen besluit dat volledig op geautomatiseerde verwerking berust en je de toegang tot een opdracht ontzegt: de opdrachten blijven zichtbaar en je kunt jezelf altijd melden. Ben je het niet eens met een uitkomst, dan kun je ons daarop aanspreken, je standpunt naar voren brengen en de beoordeling laten overdoen.

Verwijderen

Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren je gegevens tot twaalf maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij de wet ons verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren, zoals de administratie rond een plaatsing, of tenzij wij daarover met jou iets anders hebben afgesproken.

Het cv waarmee wij je voor een opdracht hebben voorgedragen, bewaren wij zolang de administratie rond die opdracht dat vraagt. Zo kunnen wij, wanneer een opdrachtgever er later op terugkomt, laten zien wat er werkelijk is verstuurd.

Wil je eerder uit onze administratie verdwijnen, dan hoef je die twaalf maanden niet af te wachten: één bericht aan gdpr@quilyx.nl volstaat, en een toelichting verwachten wij daar niet bij.

Naar buiten

Met wie wij je gegevens delen

Wij leggen per opdracht vast waarvoor je toestemming geeft, zodat je later kunt nagaan wat er precies is afgesproken.

Wij stellen je nooit aan een opdrachtgever voor zonder dit vooraf met je te bespreken en je toestemming vast te leggen.

Met die toestemming delen wij je gegevens met de opdrachtgever aan wie je wordt voorgesteld, en met de intermediair die de opdracht bij ons heeft uitgezet. Heb je zelf referenten opgegeven, dan kunnen wij hen in dat verband benaderen.

Een opdrachtgever of intermediair aan wie wij je met jouw toestemming voorstellen, bepaalt zelf wat zij met je gegevens doet en is daarvoor ook zelf verantwoordelijk.

Daarnaast zijn er partijen die ons ondersteunen en die daarbij gegevens onder ogen kunnen krijgen: de leverancier van onze e-mailomgeving, de hostingpartij van de opdrachtenomgeving, onze accountant en onze juridisch adviseurs. Zij werken in onze opdracht en zijn gebonden aan afspraken over beveiliging en geheimhouding, en voor eigen doeleinden mogen zij de gegevens niet gebruiken.

Het omgekeerde komt ook voor: soms verwerken wij bij een opdracht persoonsgegevens in opdracht van een opdrachtgever of een intermediair. Voor die gevallen gebruiken wij onze standaard verwerkersovereenkomst, die op de website van Quilyx staat.

Verder verstrekken wij gegevens alleen wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan een toezichthouder of aan de Belastingdienst. Zou de onderneming ooit worden overgedragen, dan gaan de gegevens mee naar de partij die het werk voortzet, en blijft gelden wat in deze verklaring staat.

Je account

Je account in de opdrachtenomgeving

Krijg je toegang tot de besloten opdrachtenomgeving, dan maken wij een eigen account voor je aan. Dat account staat bewust los van je persoon: het systeem maakt een gebruikersnaam voor je aan die niets over je prijsgeeft, en in de omgeving zelf staan geen namen en geen e-mailadressen.

Wat de omgeving wel bevat, blijft beperkt tot wat nodig is om je veilig te laten inloggen en je de opdrachten te tonen.

Wat je account bevat

• Je gebruikersnaam.
• Je wachtwoord, opgeslagen in een onomkeerbare vorm waaruit het oorspronkelijke wachtwoord niet is af te leiden.
• De sleutel van je authenticator-app, versleuteld opgeslagen, en je herstelcodes in dezelfde onomkeerbare vorm als je wachtwoord.
• Je sessies die op dit moment openstaan.
• De opdrachten waarop je hebt gereageerd.

De koppeling tussen die gebruikersnaam en jou als persoon ligt niet in de omgeving, maar in ons eigen systeem.

Van het in- en uitloggen houdt de omgeving een logboek bij, waarin het tijdstip, de gebeurtenis en het IP-adres van je verbinding worden vastgelegd, zodat wij misbruik kunnen opmerken. Die logregels bewaren wij dertig dagen en gebruiken wij nergens anders voor.

Wat je wel en niet mag doen met de opdrachten die je daar leest, staat in de gebruiksvoorwaarden.

Opdrachtgevers

Zakelijke contactgegevens

Wanneer een opdrachtgever of een intermediair ons een opdracht stuurt, verwerken wij de zakelijke contactgegevens van de betrokken medewerkers: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer, samen met de correspondentie over de opdracht. Wij gebruiken die gegevens om de opdracht te bespreken en uit te voeren, en verder niet.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, zolang die er nog niet is, ons gerechtvaardigd belang om zakelijk contact te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens zolang de samenwerking loopt en daarna zolang de wettelijke bewaarplicht voor de administratie geldt. De rechten die hieronder staan, gelden ook voor deze contactpersonen.

Maatregelen

Wat wij doen om je gegevens te beschermen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Gevoelige gegevens, zoals je wachtwoord en de sleutel van je authenticator-app, slaan wij versleuteld op of in een vorm waaruit het origineel niet is af te leiden. De overige gegevens zijn alleen toegankelijk voor wie ze voor het werk nodig heeft. Van die toegang houden wij een logboek bij, en daarnaast maken wij regelmatig back-ups, zodat gegevens niet verloren gaan.

Als er ondanks die maatregelen toch iets misgaat, volgen wij een vaste werkwijze voor datalekken: wij zoeken uit wat er is gebeurd, melden het bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet dat voorschrijft en informeren jou wanneer het incident een hoog risico voor je gegevens oplevert.

Zeggenschap

Jouw rechten

Je houdt zeggenschap over de gegevens die wij van je hebben.

Wat je van ons kunt vragen

• ✓Inzage. Je mag weten welke gegevens wij van je hebben en die opvragen.
• ✓Correctie. Wij verbeteren gegevens die niet kloppen of onvolledig zijn.
• ✓Verwijdering. Je kunt ons vragen je gegevens te wissen.
• ✓Beperking. Je kunt de verwerking laten beperken, bijvoorbeeld zolang een correctie nog loopt.
• ✓Overdracht. Je kunt je gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.
• ✓Bezwaar. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking die wij op ons gerechtvaardigd belang baseren, bijvoorbeeld wanneer je naam ons langs een andere weg heeft bereikt.
• ✓Intrekken. Je kunt je toestemming intrekken, zonder dat dit afdoet aan wat tot dat moment rechtmatig is gebeurd.

Een verzoek stuur je aan gdpr@quilyx.nl. Wij stellen eerst vast dat het werkelijk van jou komt, juist om je gegevens te beschermen, en reageren daarna binnen de wettelijke termijn van één maand. Wanneer wij je gegevens wissen, verwijderen wij ze ook uit de interne overzichten waarin wij bijhouden wie zich bij ons heeft aangemeld.

Vind je dat wij niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, dan horen wij dat het liefst rechtstreeks van jou, zodat wij het kunnen rechtzetten. Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving.

Deze website

Cookies en volgscripts

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen volgscripts. Deze pagina laadt niets van een andere partij: geen statistiekscript, geen advertentienetwerk en geen lettertype dat van elders wordt opgehaald. Controleer het gerust in de ontwikkelaarstools van je browser.

Wat je browser bij het opvragen van een pagina aan de webserver doorgeeft, komt wel in de gewone logbestanden van die server terecht. Wij gebruiken die niet om bezoekers te herkennen of te volgen.

Wel tellen wij er met gemaskeerde adressen bezoekcijfers uit: hoeveel bezoek er is en welke pagina's bekeken worden. Een gemaskeerd adres is niet tot jou te herleiden; die gemaskeerde regels bewaren wij negentig dagen.

De besloten opdrachtenomgeving werkt met één technisch noodzakelijke cookie, die je ingelogd houdt zolang je sessie duurt. Zonder die cookie kun je niet inloggen. Andere cookies plaatst de omgeving niet.

Bijwerken

Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan zodra er iets verandert in de manier waarop wij met gegevens omgaan. Bij een wijziging die er voor jou werkelijk toe doet, laten wij je dat weten in plaats van af te wachten tot je het zelf ziet.

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 september 2026.